Wussten Sie, dass pro Mitarbeiter bis zu 11 Arbeitstage im Jahr für das Suchen nach Dateien und Dokumenten verloren gehen?

Eine Studie1 hat ergeben, dass Angestellte in Deutschland aufgrund veralteter Technik und chaotischer Ablage im Schnitt 39 Minuten am Tag ungenutzt verstreichen lassen. Davon fallen 22 Minuten allein auf die Suche nach Dateien und Dokumenten. Deutlich mehr Zeit und Geld, als man denkt. Denn aufs Jahr summieren sich diese 22 Minuten auf 11 Arbeitstage je Mitarbeiter.

Grund genug, über die Einführung eines komfortablen und modernen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) nachzudenken. Eine geeignete Archivierungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten wie E-Mails,  digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu  verwalten.

Darüber hinaus optimiert und vereinfacht sie die Betriebsabläufe und ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern den direkten Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell und ohne langes Suchen. Ein klarer Mehrwert für jedes Unternehmen.

Ein modernes Dokumentenmanagement-System bietet Ihnen viele Vorteile!

  • Reduziert den Verwaltungsaufwand

  • Verteilt Aufgaben

  • Überwacht den Belegfluss

  • Automatisiert Prozesse

  • Optimiert Reaktionszeiten

  • Ermöglicht schnellen Zugriff auf Informationen

  • Organisiert die Rechnungen

  • Ist revisionssicher und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen

Diese Leistungen gehören dazu:

  • Einrichtung und Installation des Dokumenten Management Systems

  • Gemeinsame Definition der Anforderungen und benötigter Workflows

  • Abstimmung, wie und in welcher Form Sie Dokumente archivieren wollen

  • Anpassung an individuelle Bedürfnisse, ggf. Anbindung an schon bestehende Softwarelösungen wie Warenwirtschaftssysteme

  • Einführung in das System und ggf. Mitarbeiterschulung

  • Prüfung, eventuelle Fehlerbehebung und Abnahme der installierten DMS-Software

Wussten Sie, …

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) als auch die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) besondere Anforderungen an die Speicherung, Ablage und zur Verfügungstellung von digitalen Dokumenten stellen?

Mit dem richtigen Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems sind Sie auf der sicheren Seite. Denn was viele nicht wissen:
Die Einhaltung der GoBD wird im Rahmen der regelmäßigen Steuerprüfung mit geprüft, und die ereilt jedes Unternehmen ca. alle 10 Jahre!

1 Die Ergebnisse sind Teil der Studie “IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen”, veröffentlicht im September 2016, durchgeführt durch das Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag des Büroausstatters Sharp Business Systems. Von europaweit 6.045 Befragten beziehen sich die Zahlen im Text auf die 1.015 Befragten in Deutschland. Ein Arbeitstag umfasst 8 Stunden, ein Arbeitsjahr umfasst in dieser Studie 250 Tage.